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*Este artículo está basado en nuestra experiencia y contiene únicamente sugerencias. Le recomendamos que revise los procesos con un asesor o en las entidades correspondientes para cada trámite. Asimismo, le instamos a que verifique por su lado para casos específicos e investigue sobre mejores prácticas para formalizar una empresa en Costa Rica. No nos hacemos responsables por malos entendidos en el proceso.

¿Cómo crear una PYME en Costa Rica?

Un startup innovador y disruptivo no tiene por qué vivir en la informalidad. El riesgo de operar de esta manera podría eventualmente generarle problemas y muchos dolores de cabeza. Esta es una guía general de consejos y recomendaciones para formalizar un negocio y operar su startup en Costa Rica cumpliendo con los requisitos mínimos.

Glosario de conceptos

Primero, lo ideal es revisar unos conceptos clave: 

1. Certificación de Personería Jurídica: Es una certificación emitida por el Registro Mercantil, por medio de la cual se detallan quiénes son los miembros de la Junta Directiva o Directores, la representación y el domicilio de la entidad. Esta certificación puede adquirirse en línea a través del sitio web del Registro Mercantil aportando el número de cédula jurídica y tiene un costo de ₡2.800. El documento digital tiene una validez de 15 días naturales desde la fecha de su compra. Este documento también puede ser solicitado a un Notario Público en Costa Rica (el costo puede ser mayor).
2. Literal de Personería Jurídica: Es una certificación emitida por el Registro Mercantil, por medio de la cual se detallan quiénes son los miembros de la Junta Directiva o Directores, la representación, el capital social, el domicilio y los poderes otorgados por la entidad. Esta certificación puede adquirirse en línea a través del sitio web del Registro Mercantil aportando el número de cédula jurídica y tiene un costo de ₡2.800. El documento digital tiene una validez de 15 días naturales desde la fecha de su compra. Este documento también puede ser solicitado a un Notario Público en Costa Rica (el costo puede ser mayor).
3. Representante Legal: Es la persona física facultada para actuar a nombre de la entidad. El nombramiento de la persona y sus facultades pueden ser corroboradas en una personería jurídica. 
4. Firma autenticada: Un Notario Público da fe pública que la firma de una persona fue realizada en un lugar y fecha determinada.  Para que la autenticación tenga validez, el documento debe cumplir con todas las formalidades establecidas por la Ley (firma, sello y dación de fe del notario, timbres fiscales y del Colegio de Abogados.

I. Crear una empresa en Costa Rica

1. Para iniciar una empresa en el país, lo recomendable es realizar la incorporación de una sociedad mercantil. Las dos figuras más utilizadas en Costa Rica son: a) Sociedad Anónima (o S.A. administrada por una Junta Directiva) y b) Sociedad de Responsabilidad Limitada (o S.R.L., administrada por Gerentes). TIP: Reserve al menos $500 para este trámite.
2. Contacte a un Notario Público, quien le ayudará con los trámites y las firmas necesarias para realizar la incorporación de la sociedad, así como generar los libros legales. De acuerdo a la legislación vigente, la compañía debería tener al menos los siguientes libros legales en Costa Rica: Libro de Actas de Asamblea de Socios o Cuotistas (en caso de S.R.L.), Libro de Registro de Socios o Cuotistas y Libro de Actas de Consejo Administrativo (únicamente aplica para las S.A.) Debe aportar por cada libro legal ₡25 en Timbres del Colegio de Contadores Privados.
3. Recuerde que recientemente se aprobó en primer debate el cobro del impuesto de sociedades, que deberá ser pagado de manera anual (el costo anual oscilará entre los ₡64,000 a ₡212.000, dependiendo de los ingresos de la empresa), razón por la cual es probable que el impuesto quede en firme durante el presente año. TIP: Consulte por el trámite para inscribirse como PYME en el Ministerio de Economía Industria y Comercio (MEIC); uno de los beneficios es ser exento de este cobro.
4. Si considera necesario inscribir su marca, nombre comercial y/o propiedad intelectual, debe hacerlo ante el Registro de la Propiedad Industrial, presentando el formulario correspondiente firmado por el *Representante Legal y con la firma autenticada por un Notario Público. Usualmente se cobra por cada categoría en la que se desee proteger la marca. TIP: Es recomendable contactar a un abogado especialista en la materia, con el fin de recibir la guía adecuada para realizar el registro de la marca, nombre comercial y/o propiedad intelectual.

II. Asuntos tributarios

1. Toda entidad o persona con actividad lucrativa debe inscribirse ante el Ministerio de Hacienda a través de la Dirección General de Tributación. El trámite puede hacerse desde la página de Tribunet. Puede elegir: régimen simplificado (para pequeños contribuyentes que deseen presentar declaración de ventas y renta de manera trimestral) o régimen tradicional (el impuesto de ventas se paga de manera mensual y la renta se declara de forma anual). 
2. Consulte entre sus conocidos por un asesor de confianza, ya que será quien mejor le puede aconsejar en temas tributarios y le asesorará en la preparación de las declaraciones. Tenga presente que en Costa Rica el período fiscal va desde el 1 de octubre hasta el 30 de setiembre. TIP: Recuerde guardar cualquier factura, recibo, contrato y comprobante que pueda servir para la documentación contable y posterior cálculo de impuestos.
3. Recuerde fechas importantes: Cierre del período fiscal el 30 de setiembre de cada año, la fecha límite para presentar las Declaraciones informativas (entre las más comunes: D-151 y D-152) es el 30 de noviembre y la Declaración de Renta (D-101) y pago correspondiente el 15 de diciembre. El impuesto de ventas se declara y paga antes del 15 de cada mes (en caso que su giro de negocio sea vender productos). Aquí puede encontrar el calendario oficial de Tributación 2017.
4. Además, tenga presentes otros impuestos como: timbre de educación que se paga de manera anual; declaración y pago del impuesto mensual de retenciones sobre salarios (salarios menos a ₡789.000 son exentos, mayores a ese monto y menores a ₡1.188.000 deben pagar 10% de impuestos, y mayores a ese último monto pagan 15% adicional sobre el exceso.)
5. Para legalizar los libros contables: esto incluye el Diario, Mayor e Inventario y Balances. Puede hacerlo también en línea usando el formulario D-406 y aportando los timbres respectivos para cada libro: ₡125 Timbre Fiscal y ₡25 Timbres del Colegio de Contadores Privados.

III. Formalización del personal 

1. Ya tiene ensamblado su equipo, ahora es recomendable que piense en formalizar su planilla. TIP: Tenga presente a la hora de calcular su presupuesto los gastos de cargas sociales en los que debe incurrir por cada nuevo colaborador.
2. El Instituto Nacional de Seguros (INS) le exige tener un seguro de riesgos de trabajo (RT), el cual normalmente se paga de manera anual. Debe apersonarse en una agencia del INS con una certificación literal de personería jurídica reciente de la sociedad; copia de la cédula, la información del puesto, salario y horario de cada trabajador, y una copia de un recibo de servicios eléctricos donde va a estar ubicada la empresa. Luego de suscribir la póliza, debe reportar de manera mensual al INS sobre el estado de su planilla. Puede hacerlo y consultar por requisitos en línea aquí.
3. Para ser contribuyente al régimen de seguridad social el trámite se realiza directamente con la Caja Costarricense de Seguro Social (CCSS). Para inscribirse debe presentarse como patrono ante la CCSS, llevando su cédula de identidad y fotocopia de la cédula de cada trabajador, una certificación de personería jurídica, fotocopia de la Escritura de Constitución de la sociedad y una copia de un recibo de servicios eléctricos donde va a estar ubicada la empresa. Puede consultar el trámite en el sitio web. Un agente de la CCSS lo estará visitando y/o contactando en cualquier momento para hacer una inspección previa. Teléfono: 2522-3013 / 2522-3014.
4. Una vez inscrito, el patrono debe enviar las planillas en los primeros 4 días hábiles de cada mes y realizar el pago según la fecha del comprobante en cada presentación. La mayoría de los bancos ofrecen en su plataforma la facilidad de pago. En este momento, las cotizaciones son de un 26,33% aportado por el patrono y un 9,34% del salario aportado por el trabajador.
5. TIP: Si piensa contratar, el Ministerio de Trabajo y Seguridad Social ofrece el proyecto Mi Primer Empleo, el cual le brindará un beneficio económico al incluir en su planilla a personas jóvenes de 18 a 35 años, mujeres y personas con discapacidad sin importar la edad.

IV. Iniciar operaciones comerciales

1. Antes de iniciar operaciones comerciales, es recomendable asegurarse de haber obtenido los permisos correspondientes al gobierno local donde estará ubicada la empresa. Cada cantón cuenta con sus propios requisitos, por lo que deberá ponerse en contacto con la Municipalidad específica.
2. Para obtener la patente comercial de la Municipalidad, le solicitarán contar con el certificado de uso de suelo. Para iniciar el trámite, puede comunicarse con la oficina municipal. Normalmente le piden contar con una copia del plano catastrado de la propiedad donde estará ubicada la empresa. A veces, en edificios de oficinas, ya el propietario cuenta con este certificado. ¡Pregúntele!
3. Solicitud permiso de funcionamiento: Este permiso del Ministerio de Salud se obtiene en la oficina correspondiente a cada cantón. Diríjase a la oficina de la localidad donde estará ubicada la empresa. Va a requerir contar con este permiso para obtener la licencia comercial de la Municipalidad. Puede buscar el formulario y documentos necesarios en este sitio web. 
4. La licencia comercial o patente es un permiso de la Municipalidad para llevar a cabo operaciones comerciales y será necesaria una vez que la empresa quiera empezar a lucrar. Por lo general, le solicitarán llenar un formulario y otros documentos adicionales, como una certificación literal, un contrato de arrendamiento y comprobantes de la póliza de riesgos de trabajo del INS y de vigencia en el pago de las cuotas de la CCSS. TIP: Usualmente, al final de cada año calendario, las municipalidades le solicitan presentar una declaración basada en el impuesto de renta del período. Consulte en la Municipalidad correspondiente.

Estos temas son los requisitos básicos que debe tomar en cuenta para empezar a operar un negocio. Tenga presente que, en casos especiales, como por ejemplo: si la empresa se dedica a la elaboración de alimentos, venta o preparación de medicamentos y tratar con animales vivos, la recomendación sería consultar por requisitos adicionales. También puede ampliar información en esta guía elaborada por la Cámara de Comercio.

¡Mucha suerte con el proceso de formalizar su empresa en Costa Rica!

*Este artículo está basado en nuestra experiencia y contiene únicamente sugerencias. Le recomendamos que revise los procesos con un asesor o en las entidades correspondientes para cada trámite. Asimismo, le instamos a que verifique por su lado para casos específicos e investigue sobre mejores prácticas para formalizar una empresa en Costa Rica. No nos hacemos responsables por malos entendidos en el proceso.